Was man über die Personaleinsatzplanung wissen sollte

Die Einsatzplanung für das Personal gilt als Bestandteil der Personalplanung. Diese beinhaltet, die Beschäftigten einer Firma einzelnen Stellen zuzuordnen. Hierbei ist die Qualifikation der Mitarbeiter genauso wichtig, wie die zeitlichen Faktoren. Es werden verschiedene Arten der Einsatzplanung des Personals unterschieden. Gemeinsam sollen diese reibungslose Arbeitsabläufe und eine höhere Effizienz bewirken.

Zudem steigern sie auf lange Sicht die Zufriedenheit der Beschäftigten und sorgen so für ein angenehmeres Betriebsklima. Die Einsatzplanung für das Personal ist die Grundlage für Personalentscheidungen wie Einstellungen von neuen Mitarbeitern oder Kündigungen. Sie spielt für Weiterbildungsmaßnahmen eine entscheidende Rolle. Statt der Personaleinsatzplanung sind Bezeichnungen wie Dienstplanung oder Schichtplan geläufig, welche jedoch nicht so weit gefasst sind.

Aufgaben der Personaleinsatzplanung?

Das wichtigste Ziel der Personaleinsatzplanung besteht hierin, dass sich die richtige Mitarbeiterzahl mit den benötigten Qualifikationen am richtigen Ort zur richtigen Zeit befindet. Dabei müssen kurz-, mittel- sowie langfristige Entwicklungen beachtet werden. So gibt es Geschäftszweige und Firmen, welche einen erhöhten Personalbedarf zu bestimmten Zeiten verzeichnen. Das trifft beispielsweise auf den Einzelhandel in Schlussverkaufszeiten oder kurz vor Weihnachten zu. In allen Unternehmen ist es auch sinnvoll, dass man sich auf unerwartete Ausfälle einstellt. Das erfordert eine gewisse Flexibilität. In der heutigen Zeit ist eine intelligente Dienstplanung eine wichtige Voraussetzung, um sehr effizient zu sein. Durch diese werden Personalengpässe vorgebeugt, eine Über- oder Unterforderung der Mitarbeiter verhindert und der Kundenservice verbessert. Somit erhöht die Dienstplanung die Produktivität, vermindert den Verwaltungsaufwand und sorgt bei Kunden und Arbeitnehmern für mehr Zufriedenheit. Um das zu erreichen, findet häufig eine moderne Software Verwendung.

Arten der Personaleinsatzplanung

Zunächst unterscheidet man die qualitative, quantitative und zeitliche Personaleinsatzplanung. Bei der qualitativen Dienstplanung wird ermittelt, welches Know-how und welche Fähigkeiten in Zukunft in welchen Aufgabenbereichen gefragt sind, und welche gar nicht. In dem Zusammenhang nehmen Weiterbildungsmaßnahmen eine wichtige Rolle ein. Selbst Outsourcing stellt eine Möglichkeit dar, dass man auf die veränderten Anforderungen an das Know-how reagiert. In der quantitativen Dienstplanung geht es darum, sich zu fragen, ob der künftige Personalbedarf mit diesem zu erwartenden Personalbestand gedeckt wird, sowie welche Zugänge und Abgänge zu erwarten sind. Bei der zeitlichen Einsatzplanung für das Personal sind auf die schon genannten saisonalen Spitzen zu achten. Selbst der Einsatzort der Arbeitnehmer spielt eine Rolle in der Dienstplanung.

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Personaleinsatzplanung und Flexibilität

Heutzutage versteht man die Personaleinsatzplanung als einen wichtigen Teil des Workforce-Managements, welcher viele Aspekte berücksichtigt. Hierzu zählen solche wie der Umsatz, der erwartet wird. Je nach Geschäftszweig spielt tatsächlich das Wetter eine Rolle. Damit die mit der Dienstplanung verbundenen Aufgaben gemeistert werden, greifen zahlreiche Firmen auf durchdachte Software-Lösungen zurück. Solche helfen bei der strategischen Planung unter der Berücksichtigung von kurz- und langfristigen Entwicklungen. Dabei werden Vorstellungen und Wünsche von Beschäftigten in einem bestimmten Rahmen berücksichtigt.

 

Das richtige Zeiterfassungssystem für das eigene Unternehmen nutzen

Besonders für Unternehmen mit vielen Angestellten ist es wichtig, dass das richtige Zeiterfassungssystem genutzt wird, um Arbeitszeiten genau registrieren zu können. Schließlich kann so der Arbeitslohn genauestens gezahlt werden und vor allem Überstunden lassen sich damit besonders gut feststellen und berechnen. Heutzutage gehören Überstunden schließlich zur Arbeitswelt dazu, wobei jeder Arbeitnehmer diese selbst verständlich auch richtig entlohnt haben möchte. Wer will schon umsonst arbeiten? Mit einem Zeiterfassungssystem passiert das garantiert nicht. Dieses System sorgt nämlich dafür, dass die Arbeitszeit von Anfang bis Ende genau dokumentiert wird und so die gesamte Arbeitszeit erfasst wird, die geleistet wurde.

Die Stempeluhr ist immer noch ein beliebtes Zeiterfassungssystem

Die Stempeluhr ist ein Zeiterfassungssystem, das schon seit der Industrialisierung existiert. Auch heute wird dieses Zeiterfassungssystem noch gerne in Unternehmen genutzt, wenn natürlich auch in einer moderneren Form. Zwar gibt es immer noch einfache Stempeluhrsysteme, bei denen eine Stempelkarte zum Abstempeln genutzt wird. Doch ist natürlich die Zeiterfassung heutzutage genauer. Zudem gibt es die Stempeluhr als einfaches Zeiterfassungssystem auch in unterschiedlichen Ausführungen, sodass beispielsweise Stempeluhren mit Anwesenheit Kontrolle und Rechenfunktion bei der Stundenzusammenführung existieren, aber auch ohne. Jedes Unternehmen kann damit das passende System der Stempeluhr für sich nutzen, wenden auf dieses Zeiterfassungssystem gesetzt wird.

Mit Chip oder Fingerabdruck – Das moderne Zeiterfassungssystem nutzen

Neben der normalen Stempeluhr gibt es heutzutage natürlich auch richtig moderne Systeme, um Arbeitszeiten zu erfassen. Zur Zeiterfassung lassen sich dabei Systeme mit Chips sehr gut einsetzen, aber auch schon Systeme mit Fingerabdruck. Besonders solche biometrischen Zeiterfassungssysteme sind selbstverständlich unglaublich sicher und genau. Hier kann nämlich beispielsweise kein Kollege für den anderen die Stempelkarte oder ein Chip nutzen. Schließlich ist der Fingerabdruck ganz individuell, was somit den Arbeitgeber vor „Stempelbetrug“ schützt. Zudem ist ein Zeiterfassungssystem, das den Fingerabdruck des Arbeitnehmers bei der Zeiterfassung nutzt, auch sehr genau. Das kommt dem Arbeitnehmer zugute. Aber auch die Zeiterfassung per Chip ist selbstverständlich ganz genau und auch ein ziemlich sicheres System. Zudem funktioniert dieses System ganz einfach, sodass der Chip sogar ganz kontaktlos den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende erfassen kann. Auch Pausen oder beispielsweise Arbeitsunterbrechungen für Arztbesuche können so einfach erfasst werden und auf dem Konto des Arbeitnehmers verbucht werden.

Ein Zeiterfassungssystem über eine App gibt es auch schon

In Zeiten von immer mehr Digitalisierung am Arbeitsplatz und immer mehr Arbeitsplätzen, die an Computern, Tablets oder sogar Smartphones stattfinden, gibt es natürlich auch Zeiterfassungssysteme, die über eine App oder einen Browser gesteuert werden können. Damit haben Arbeitgeber auch ganz einfach die Möglichkeit, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen und entsprechend abrechnen zu können. Die Technik macht es eben möglich, auch diesen Weg zur Zeiterfassung einzuschlagen und zu nutzen. Unkompliziert lässt sich über den Browser oder eine App die Arbeitszeit auf jeden Fall erfassen.